Raíces Inmobiliaria

Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable

2. Objeto y ámbito de aplicación

Esta política define los criterios, procedimientos y garantías que César Augusto Giraldo Vanegas, propietario del establecimiento de comercio Raíces Inmobiliaria (en adelante, «Raíces Inmobiliaria»), aplica en la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales de los que es Responsable, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las modifiquen o complementen.

Aplica a todos los datos personales de arrendatarios, codeudores, propietarios, compradores, vendedores, proveedores, empleados, contratistas y visitantes que reposen en las bases de datos físicas o electrónicas de Raíces Inmobiliaria, y es de obligatorio cumplimiento para todo su personal y para los terceros que traten datos por encargo suyo.

3. Definiciones

• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y sobre el tratamiento de los datos. Para efectos de esta política, Raíces Inmobiliaria.
• Encargado del Tratamiento: quien trata datos personales por cuenta del Responsable, siguiendo sus instrucciones y sin decidir sobre la finalidad; por ejemplo, los proveedores de tecnología y de almacenamiento en la nube y los servicios contables o jurídicos contratados por Raíces Inmobiliaria.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento.
• Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que también es Responsable y decide de forma autónoma sobre el tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: envío de datos a un Encargado para que los trate por cuenta del Responsable, conservando este la responsabilidad.

4. Principios

El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, y confidencialidad, consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En particular, Raíces Inmobiliaria destaca dos compromisos frente a sus clientes:

Circulación restringida. Raíces Inmobiliaria no vende, arrienda, cede a título oneroso, publica ni divulga los datos personales de sus clientes. Los datos solo se comunican a los terceros indicados en el numeral 8, y únicamente en la medida necesaria para las finalidades autorizadas.

Minimización. Solo se solicitan los datos pertinentes y necesarios para la finalidad de que se trate. No se exige información adicional como condición para prestar el servicio.

5. Datos que se recolectan

Según la calidad en que actúe el Titular, Raíces Inmobiliaria recolecta: (i) datos de identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento, fecha y lugar de nacimiento, estado civil y firma; (ii) de contacto: dirección, ciudad, teléfono, WhatsApp y correo electrónico; (iii) laborales y de ingresos: ocupación, empleador, cargo, antigüedad, ingresos y sus soportes; (iv) financieros y crediticios: comportamiento de pago, obligaciones vigentes, información de centrales de riesgo y cuentas para giro o recaudo; (v) patrimoniales: bienes muebles e inmuebles y certificados de tradición; (vi) de referencias: datos de contacto de referencias personales, familiares, comerciales y laborales; (vii) contractuales: historial de arrendamientos, inventarios, pagos, novedades y siniestros; y (viii) datos sensibles, únicamente en los términos del numeral 7.

6. Finalidades del tratamiento

6.1 Arrendatarios, codeudores y deudores solidarios

1. Verificar la identidad del solicitante y la veracidad, vigencia y suficiencia de la información y documentos aportados.
2. Adelantar el estudio y análisis financiero, jurídico y contractual de la solicitud de arrendamiento, para lo cual los datos se transfieren a la compañía afianzadora o aseguradora de arrendamientos con la que Raíces Inmobiliaria tenga convenio vigente.
3. Consultar, reportar, procesar y actualizar el comportamiento crediticio, financiero, comercial y de servicios ante operadores de información y centrales de riesgo, en los términos de la Ley 1266 de 2008. Cuando Raíces Inmobiliaria actúe como fuente de información, antes de reportar cualquier información negativa enviará al Titular una comunicación previa a la dirección física o electrónica registrada, y el reporte solo se efectuará una vez transcurridos veinte (20) días calendario desde su envío, conforme al artículo 12 de la Ley 1266 de 2008.
4. Verificar al solicitante en listas restrictivas y bases públicas de control de lavado de activos y financiación del terrorismo, y en antecedentes judiciales, fiscales y disciplinarios de consulta pública.
5. Confirmar referencias personales, familiares, comerciales y laborales, y validar la información de ingresos o capacidad de pago.
6. Elaborar, suscribir, ejecutar, prorrogar, modificar, ceder y terminar el contrato de arrendamiento y expedir la garantía, fianza o póliza correspondiente.
7. Facturar y recaudar cánones, cuotas de administración, servicios públicos y demás sumas a cargo; gestionar cartera y adelantar el cobro prejudicial y judicial.
8. Coordinar inventarios, entregas, mantenimientos, reparaciones, visitas técnicas y restitución del inmueble.

6.2 Propietarios

1. Verificar la titularidad del derecho de dominio y la situación jurídica del inmueble.
2. Promocionar y comercializar el inmueble en los canales autorizados por el propietario.
3. Ejecutar el contrato de administración o de corretaje, girar los cánones y rendir cuentas.
4. Reportar novedades a administraciones de propiedad horizontal, aseguradoras y empresas de servicios públicos.

6.3 Compradores y vendedores

1. Adelantar la gestión de corretaje, elaborar promesas de compraventa y coordinar el trámite notarial y de registro.
2. Verificar el origen de los recursos y dar cumplimiento a las normas de prevención de lavado de activos.

6.4 Proveedores, contratistas y aliados

1. Gestionar la vinculación, contratación, facturación y pago.
2. Evaluar el desempeño y cumplir las obligaciones tributarias y de seguridad social aplicables.

6.5 Empleados, aspirantes y visitantes

1. Adelantar procesos de selección, vinculación, nómina, afiliación al sistema de seguridad social, formación y evaluación del desempeño, y cumplir las obligaciones laborales, tributarias y de seguridad social.
2. Controlar el acceso a las instalaciones y registrar el ingreso de visitantes.
3. Los datos sensibles de los empleados se tratan con autorización explícita e independiente y solo para las finalidades laborales indicadas.

6.6 Finalidades comunes

1. Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes, y evaluar la calidad del servicio.
2. Cumplir obligaciones tributarias, contables y de reporte ante autoridades administrativas, judiciales y de control, y conservar el soporte documental de las operaciones.
3. Enviar información comercial, boletines, novedades e invitaciones. Esta finalidad es facultativa y requiere autorización separada; no autorizarla no afecta la prestación del servicio.

7. Datos sensibles y datos de menores de edad

Raíces Inmobiliaria no solicita datos sensibles como condición para prestar sus servicios: ninguna actividad, servicio o trámite está condicionado a que el Titular los suministre o autorice. Cuando excepcionalmente resulten necesarios —como los datos biométricos para validar la identidad y prevenir la suplantación—, se informa al Titular que no está obligado a autorizar su tratamiento ni a responder preguntas sobre ellos, y se recaba una autorización explícita e independiente.

El Titular tampoco está obligado a responder preguntas sobre datos de niñas, niños y adolescentes. El tratamiento de datos de menores de edad solo procede cuando responde a su interés superior, se asegura su derecho a ser escuchado y media la autorización de su representante legal. Estos datos se limitan a los estrictamente necesarios para la ejecución del contrato y no se utilizan con fines comerciales.

8. Transferencia, transmisión y encargados

Los datos personales se comunican únicamente a los siguientes terceros y solo en la medida necesaria para las finalidades autorizadas:

8.1 Transferencia a responsables autónomos

Los siguientes terceros deciden de forma independiente sobre la finalidad y los medios del tratamiento y responden por él conforme a sus propias políticas:

• Compañía afianzadora o aseguradora de arrendamientos con convenio vigente: para el estudio de riesgo, la aprobación de la solicitud y la expedición y ejecución de la fianza o póliza.
• Operadores de información financiera y centrales de riesgo: en los términos de la Ley 1266 de 2008.
• Propietario o arrendatario del inmueble: en lo estrictamente necesario para la relación contractual que los vincula.
• Terceros con finalidades legales o contractuales propias: notarías, oficinas de registro, administraciones de propiedad horizontal, empresas de servicios públicos, entidades financieras y aseguradoras.
• Autoridades administrativas y judiciales: en ejercicio de sus funciones legales.

8.2 Transmisión a encargados

Los proveedores de tecnología y de almacenamiento en la nube, contadores y abogados externos tratan los datos por cuenta y bajo instrucción de Raíces Inmobiliaria. Con cada uno se suscribe un contrato de transmisión de datos personales o una cláusula equivalente, en la que se obliga a aplicar esta política, a guardar reserva sobre la información, a tratarla exclusivamente para las finalidades autorizadas y a devolverla o suprimirla al terminar la relación.

8.3 Transferencia y transmisión internacional

Cuando se utilicen servicios de almacenamiento en la nube o proveedores tecnológicos ubicados fuera de Colombia, la operación se efectúa con la autorización expresa del Titular y se ampara en países declarados por la Superintendencia de Industria y Comercio como de nivel adecuado de protección, en cláusulas contractuales que garanticen estándares equivalentes a los de la ley colombiana, o en la declaración de conformidad que expida dicha Superintendencia.

9. Derechos del titular

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Raíces Inmobiliaria.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley la exceptúe.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
5. Revocar la autorización, total o parcialmente, y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que imponga conservarlos.
6. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, previo trámite de reclamo ante Raíces Inmobiliaria.

Estos derechos pueden ejercerse por el Titular, sus causahabientes, su representante legal o su apoderado, acreditando esa calidad.

10. Procedimiento de consultas, reclamos y revocatoria

10.1 Canal de atención

Todas las solicitudes se radican en raices.inmobiliaria@outlook.com o de manera presencial en la Carrera 24 No. 22-02, Oficina 313, Manizales. La solicitud debe indicar el nombre del Titular, su número de documento, la descripción de los hechos, la pretensión concreta y una dirección de notificación, y acompañarse de copia del documento de identidad y de los documentos que se quieran hacer valer. Si actúa un tercero, debe adjuntar el poder o el documento que acredite su calidad de causahabiente o representante legal.

10.2 Consultas

Se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no sea posible responder en ese plazo, se informará al interesado los motivos y la fecha de respuesta, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.3 Reclamos

Se resuelven en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, informando al interesado los motivos de la prórroga y la nueva fecha de respuesta. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane; transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que presente la información, se entenderá que ha desistido. Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará de ello al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, y se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

10.4 Revocatoria de la autorización y supresión

El Titular puede revocar la autorización en cualquier momento, de manera total o parcial —esto es, respecto de todas las finalidades o solo de algunas—, y solicitar la supresión de sus datos, por el canal del numeral 10.1. La solicitud se tramita como reclamo. La revocatoria de la finalidad de comunicaciones comerciales (numeral 6.6 c) es siempre procedente y se hace efectiva dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, sin que pueda oponerse deber legal o contractual alguno. La supresión no procede cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, ni mientras subsistan las obligaciones de conservación del numeral 12; en tal caso se informará al Titular la norma o cláusula que lo impide.

11. Seguridad y confidencialidad

Raíces Inmobiliaria adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento: control de acceso a los archivos físicos y a los sistemas de información, credenciales individuales, copias de respaldo, acuerdos de confidencialidad con el personal y con los terceros, y capacitación periódica del equipo. El deber de reserva del personal subsiste aun después de terminado su vínculo con la empresa.

Ante cualquier incidente que comprometa la seguridad de los datos personales, Raíces Inmobiliaria lo reportará a la Superintendencia de Industria y Comercio e informará a los Titulares afectados, conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

12. Conservación y supresión

Los datos personales se conservan mientras subsista la relación contractual o comercial y, terminada esta, durante el término necesario para atender las obligaciones legales de conservación de los soportes contables, tributarios y comerciales, y hasta la prescripción de las acciones derivadas del contrato. Cumplidos esos términos, los datos son suprimidos de forma segura o anonimizados de manera irreversible.

13. Área responsable

La atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales está a cargo de la Dirección Administrativa de Raíces Inmobiliaria, a través del canal indicado en el numeral 10.1. Esta área es la encargada de mantener actualizado el inventario de bases de datos, custodiar las autorizaciones y verificar el cumplimiento de esta política.

14. Vigencia y modificaciones

Esta política rige a partir del 1 de septiembre de 2026 y deja sin efectos la versión anterior del 1 de julio de 2017. Cualquier modificación sustancial será informada y publicada oportunamente en www.raicesinmobiliaria.com antes de su entrada en vigencia. Cuando la modificación se refiera a la finalidad del tratamiento, se solicitará una nueva autorización del Titular. Las bases de datos administradas por Raíces Inmobiliaria tendrán la vigencia indicada en el numeral 12.